Si vous utilisez un Mac quotidiennement pour le travail ou les études, il est fort probable que l'application Mail soit l'un des outils que vous ouvrez le plus souvent sans même vous en rendre compte. Ce que beaucoup de gens ignorent, c'est la quantité de Fonctionnalités essentielles de Mail sur Mac Ils sont là, prêts à vous faire gagner du temps, à mieux organiser votre boîte de réception et à éviter les erreurs de messagerie.
Tout au long de cet article, nous fournirons un aperçu très complet, mais dans un langage clair et sans jargon technique inutile, de toutes ces fonctionnalités clés de Mail sur MacDes raccourcis clavier les plus utiles à la planification des envois, en passant par les listes VIP, les signatures, les onglets, les boîtes mail intelligentes et la fameuse fonction « Annuler l’envoi » qui a sauvé tant de vies. L’idée est que, lorsque vous aurez fini de lire, Vous comprendrez alors pleinement les capacités de Mail et pourrez en tirer le meilleur parti en tant que client de messagerie principal.même si vous êtes actuellement plus intéressé par d'autres applications comme Spark ou mimestream ou des options tierces.
Raccourcis clavier essentiels dans Mail pour Mac
L'un des secrets pour travailler très rapidement avec ses e-mails est d'apprendre quelques raccourcis clavier. Mail pour Mac propose une vaste collection de combinaisons permettant d'accélérer presque toutes les actions.de la rédaction d'un nouveau courriel à l'archivage, en passant par l'application de règles ou le changement de fenêtre.
Pour commencer, les bases : Créer et gérer des messages à partir du clavier se résume à mémoriser deux ou trois commandes.Vous pouvez démarrer un nouveau courriel avec Commande + N, ouvrir une nouvelle fenêtre de visionneuse de courriel avec Option + Commande + N, ou si vous préférez travailler avec des onglets dans la même fenêtre, ouvrir un nouvel onglet avec Option + Maj + Commande + N.
Lors de l'ajout de contenu, des raccourcis sont également prévus pour vous éviter d'avoir à passer par les menus. Pour ajouter des fichiers au message actuel, utilisez Maj + Commande + APour coller du texte sous forme de citation (par exemple, pour répondre en commentant un passage précis), utilisez Maj + Commande + V. Mail insérera alors le texte avec la mise en forme de citation appropriée. Si vous recevez des pièces jointes incompatibles, vous pouvez consulter la procédure suivante : Ouvrir les fichiers winmail.dat sur Mac.
Lorsque vous répondez à des discussions complexes, il est très pratique de pouvoir inclure d'autres courriels en pièces jointes dans le message lui-même. Pour joindre les courriels sélectionnés au message que vous rédigez, vous pouvez utiliser Option + Commande + I., idéal si vous souhaitez transférer des conversations précédentes sans les renvoyer séparément (ou Enregistrer et convertir les e-mails Gmail comme les pièces jointes).
Souvent, nous avons besoin de champs supplémentaires dans l'e-mail qui n'apparaissent pas par défaut. L'application Mail vous permet d'afficher à la volée le champ Cci (copie carbone invisible) et le champ « Répondre à » grâce à des raccourcis.Avec Option + Commande + B, vous affichez ou masquez le champ Cci et avec Option + Commande + R, vous faites de même avec le champ « Répondre à », très utile lorsque vous souhaitez que les réponses soient envoyées à une adresse différente.
Une autre fonctionnalité essentielle de Mail sur Mac est la gestion rapide des messages entrants. Pour forcer la vérification des nouveaux e-mails, utilisez Maj + Commande + N.Ainsi, Mail contacte immédiatement les serveurs et télécharge tout ce qui est en attente sans attendre l'intervalle automatique (et en cas de problème, nous vous recommandons de vérifier comment résoudre les problèmes de messagerie les plus courants).
Pour garder le plateau propre, il existe deux combinaisons très intéressantes. Appuyer sur Option + Commande + J supprime le spam Ces messages ont été détectés, et avec Shift + Command + J, vous déplacez les messages sélectionnés directement dans le dossier spam, entraînant ainsi le filtre à reconnaître ce qu'est un spam pour vous.
Dans votre travail quotidien, vous écrirez et enverrez des dizaines de messages ; il est donc également utile de maîtriser les raccourcis associés à leur envoi. Appuyer sur Maj + Commande + D envoie immédiatement le courriel actuel.Si vous changez d'avis immédiatement, vous pouvez appuyer sur Commande + Z pour annuler l'envoi pendant les quelques secondes de marge de manœuvre offertes par Mail.
Pour répondre aux autres, Mail propose également de nombreux raccourcis. Commande + R permet de répondre à l'expéditeur du courriel sélectionné.Le raccourci Maj + Commande + R permet de répondre à tous les destinataires, ce qui est très pratique dans les conversations par courriel. Pour transférer un courriel à une autre personne, utilisez Maj + Commande + F, et pour le rediriger (en conservant l'expéditeur initial visible), utilisez Maj + Commande + E.
L'interface se contrôle également rapidement sans toucher la souris. Pour afficher ou masquer la barre latérale de Mail, appuyez sur Ctrl + Cmd + SC'est idéal si vous travaillez sur un petit écran et que vous avez besoin d'afficher plus de contenu. Pour activer ou désactiver le filtre de messages dans la boîte de réception actuelle, utilisez le raccourci Commande + L, ce qui vous permet de vous concentrer sur les e-mails non lus, signalés et autres.
Lorsque vient le moment de consulter les courriels en attente ou de marquer les problèmes comme résolus, Mail facilite également la tâche. Maj + Commande + U permet de basculer entre le statut lu et non lu des courriels sélectionnés.C'est idéal pour ne pas oublier de consulter un message plus tard. De plus, avec Ctrl + Cmd + M, vous pouvez déplacer les e-mails sélectionnés vers la boîte aux lettres suggérée par Mail (l'option « Boîte aux lettres recommandée »), ce qui simplifie l'organisation.
Si vous préférez archiver plutôt que supprimer, il existe également un raccourci spécifique. Ctrl + Commande + A archive les messages sélectionnés Dans la boîte aux lettres appropriée, conformément à vos paramètres, pour garder votre boîte de réception propre sans perdre votre historique. Et si vous souhaitez appliquer toutes les règles de messagerie aux messages, appuyez simplement sur Ctrl + Cmd + L pour exécuter les règles actives.
Le format est également un point à souligner. Avec Maj + Commande + T, vous pouvez basculer entre le texte enrichi et le texte brut. dans le message actuel, pour supprimer la mise en forme inhabituelle ou appliquer des styles plus complets le cas échéant.
Enfin, il existe des raccourcis conçus pour contrôler l'activité des fenêtres et des applications. Commande + 0 affiche la fenêtre de messagerie si vous l'avez fermée ou réduite.Le raccourci Ctrl + Cmd + 0 ouvre la fenêtre Activité, qui vous permet de voir si des e-mails sont envoyés, des pièces jointes sont chargées ou si vos comptes sont synchronisés. Si vous êtes submergé de fenêtres, le raccourci Option + Cmd + W ferme toutes les fenêtres de Mail simultanément.
Programmez l'envoi et annulez vos e-mails : contrôlez totalement quand et comment vous écrivez.
L'une des fonctionnalités essentielles de Mail sur Mac, et plus généralement de l'écosystème Apple, est la possibilité de Programmez l'envoi des e-mails pour qu'ils soient envoyés uniquement lorsque vous serez réellement intéressé(e).Car être productif à 23h47 est une chose, et s'attendre à ce que le destinataire reçoive votre message à une heure aussi indue en est une autre.
Grâce à la fonction de planification (Envoyer plus tard), vous pouvez composer un message à votre convenance et décider qu'il sera publié dès le lendemain matin, un lundi ouvrable, ou à l'heure exacte de votre choixCela vous permet de conserver une image plus professionnelle, d'éviter de donner l'impression d'être toujours disponible et, accessoirement, d'organiser votre charge de travail plus sereinement.
Le processus est très simple : vous rédigez l’e-mail comme d’habitude et, au lieu d’appuyer simplement sur Envoyer, vous utilisez l’option d’envoi différé. Mail propose des créneaux horaires suggérés ou la possibilité de choisir une date et une heure précises.afin que le message reste en attente jusqu'à ce que ce moment arrive et soit envoyé automatiquement sans que vous ayez à faire quoi que ce soit d'autre.
Presque aussi important que la planification est de pouvoir rectifier le tir à temps lorsqu'un problème survient. L'application Mail comprend un système permettant d'annuler l'envoi d'un courriel pendant quelques secondes après avoir cliqué sur « Envoyer ».Ce bouton panique qui vous soulage d'un poids énorme lorsque vous réalisez que la pièce jointe est manquante ou que vous avez envoyé le message au mauvais destinataire.
Le fonctionnement est simple : juste après l'envoi, L'option « Annuler l'envoi » apparaît brièvement en haut du panneau.Si vous modifiez le message pendant ce délai, il repasse en mode édition, vous permettant de le corriger ou de le supprimer discrètement. Dans les préférences de Mail, vous pouvez ajuster le délai d'annulation d'envoi pour l'allonger légèrement et ainsi renforcer la sécurité de votre message.
Rappels par e-mail et regroupement des discussions
Votre boîte de réception a tendance à se remplir justement au moment où vous avez le moins de temps, et c'est là que deux fonctionnalités apparemment mineures mais essentielles entrent en jeu : Rappels par e-mail et regroupement par conversations ou fils de discussionCes deux mesures permettent de s'assurer qu'aucun message important ne se perde parmi des dizaines de nouveaux messages.
L'option « Me le rappeler plus tard » fonctionne presque comme un petit assistant personnel. Lorsque vous recevez un courriel important à un moment où vous n'êtes pas en mesure de le traiter, vous pouvez demander à Mail de vous le présenter à nouveau plus tard.au moment ou au jour qui vous convient le mieux pour répondre calmement, voire même couper le fil si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications d'ici là.
Ce type de rappel est particulièrement utile pour les courriels de suivi, les renouvellements, les factures ou les demandes qui nécessitent du temps. Au lieu de laisser le message enfoui ou marqué comme non lu pour toujours,Vous le programmez pour que Mail vous le renvoie au bon moment.
De plus, le regroupement par fils de discussion rend les interminables chaînes d'emails beaucoup plus digestes. Au lieu d'avoir vingt e-mails épars sur le même sujet, Mail les rassemble dans une seule conversation.Vous pouvez ainsi consulter le contexte complet sans avoir à rechercher les messages précédents.
Activer cet affichage est aussi simple que d'aller dans les paramètres de Mail et de sélectionner l'option permettant d'organiser les messages par conversations. De plus, vous pouvez personnaliser certains détails, comme le masquage des messages lus ou l'affichage systématique du message le plus récent en haut.ce qui facilite grandement le suivi des longues conversations sans se perdre parmi les réponses, les messages transférés et les citations enchaînées.
Recherche intelligente et boîtes de réception dynamiques pour tout trouver
Plus vous accumulez d'e-mails, plus il est important de pouvoir retrouver en quelques secondes le message contenant un devis, une confirmation de commande ou une pièce jointe spécifique. Mail sur Mac inclut une fonction de recherche assez puissante et la possibilité de créer des boîtes aux lettres dynamiques. qui agissent comme des filtres automatiques très avancés.
La recherche intelligente vous permet de saisir des termes naturels et de combiner plusieurs critères. Vous pouvez effectuer une recherche par mots-clés dans l'objet, par mots-clés dans le corps du message, par nom de l'expéditeur, par texte dans les documents joints, et même par liens inclus.Il vous suffit de faire défiler la liste des adresses électroniques vers le bas pour ouvrir le champ de recherche et de saisir ce dont vous vous souvenez.
Si vous n'êtes pas sûr du texte exact, vous pouvez l'affiner par dates ou par périodes. Il est possible d'effectuer une recherche par mois précis ou par périodes approximatives. (par exemple, un mois précis) puis ajoutez des mots clés supplémentaires, tels que « réunion » ou « budget », pour affiner rapidement les résultats.
La recherche prend également en compte des attributs tels que le statut de lecture ou la présence de pièces jointes. Lorsque vous saisissez des termes liés à « non lu », « signalé » ou « pièce jointe », des suggestions et des filtres apparaissent. des messages de type « messages non lus » ou « messages avec pièces jointes », qui vous permettent de vous concentrer immédiatement sur ce qui est vraiment pertinent.
En plus de la recherche instantanée, Mail propose des boîtes aux lettres dites dynamiques (ou intelligentes). Ce sont des boîtes aux lettres qui ne déplacent pas physiquement les courriels, mais qui affichent plutôt, dans une vue unifiée, tous les messages répondant à certaines règles.comme l'origine, les mots-clés, les étiquettes ou le statut.
Pour en créer une, vous pouvez utiliser l'icône « + » qui apparaît à côté de la section des boîtes aux lettres dynamiques dans la barre latérale, donner un nom à la nouvelle boîte aux lettres, et Définissez des critères tels que l'expéditeur, le destinataire, l'objet, la présence de pièces jointes ou l'appartenance à un compte spécifique.À partir de ce moment, Mail affichera automatiquement tous les messages correspondants dans cette boîte aux lettres, sans que vous ayez à les trier manuellement.
Onglets dans Mail : Plusieurs vues organisées sans complications
Lorsque vous gérez plusieurs comptes, dossiers et projets simultanément, la navigation à l'aide de la seule barre latérale peut devenir un peu fastidieuse. Les onglets dans Mail fonctionnent de la même manière que ceux d'un navigateur, vous permettant d'avoir différentes vues ouvertes simultanément.chacun avec une boîte aux lettres ou un ensemble de courrier différent.
Le fonctionnement est simple : tout d’abord, vous activez la barre d’onglets depuis le menu Affichage, et à partir de là, Vous pouvez créer de nouveaux onglets avec le bouton « + » situé à droite de cette barre.Dans chaque onglet, vous choisissez la boîte aux lettres que vous souhaitez afficher : une boîte de réception spécifique, une boîte aux lettres intelligente ou un dossier personnalisé.
Un avantage très intéressant est que Mail se souvient de ce que vous consultiez dans chaque onglet. Même si vous fermez l'application ou redémarrez votre Mac, lorsque vous rouvrirez Mail, les onglets conserveront la boîte aux lettres ou l'affichage dans lequel ils étaient actifs.s'adaptant sans effort à votre flux de travail quotidien.
Si vous souhaitez vous concentrer davantage sur le contenu d'un onglet spécifique, vous pouvez réduire la barre latérale et ne conserver que la liste des messages et le volet de lecture. De plus, vous pouvez réorganiser les onglets simplement en les faisant glisser. pour les placer dans l'ordre qui vous convient le mieux, comme vous le feriez dans Safari.
Lorsque vous avez beaucoup d'onglets ouverts, les choses peuvent devenir un peu chaotiques. C'est à cela que sert l'option « Afficher tous les onglets » dans le menu Affichage.qui les affiche de manière organisée et vous permet d'accéder à celui de votre choix en un seul clic. Et si vous décidez de ne plus utiliser les onglets, il vous suffit de les fermer tous et de masquer la barre d'onglets depuis le même menu.
Listes VIP et alertes spéciales pour les courriels vraiment importants
Tous les e-mails ne se valent pas, et Mail le sait. C'est pourquoi il inclut l'option de créer des listes VIP avec des contacts prioritairesdont les messages sont regroupés dans une boîte aux lettres spéciale et peuvent comporter des notifications différentes des autres.
L'idée est très simple : vous ajoutez à cette liste les adresses électroniques de votre patron, de vos clients clés, de vos fournisseurs essentiels ou des personnes que vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer. Mail vous permet de configurer jusqu'à une centaine de contacts VIP., de quoi couvrir les expéditeurs les plus importants de votre vie quotidienne.
Pour le configurer, il vous suffit d'accéder à Mail sur votre Mac, de localiser la boîte aux lettres VIP dans la barre latérale et Ajoutez les contacts que vous souhaitez associer à cette catégorie.À partir de ce moment, tout courriel provenant de ces adresses apparaîtra également dans la boîte aux lettres VIP, ce qui facilitera son suivi.
Le système devient encore plus performant lorsqu'on le combine avec des alertes personnalisées. Vous pouvez configurer les e-mails VIP pour qu'ils utilisent des notifications différentes des autres.: notifications visibles sur l'écran de verrouillage, bannières discrètes ou alertes dans le centre de notifications, selon la priorité de ces courriels.
En outre, Mail vous permet de choisir parmi des dizaines de sonneries différentes pour les notifications de vos contacts VIP.Cela vous permet d'identifier instantanément, rien qu'au son, lorsqu'une personne de cette liste spéciale vous écrit. Vous réduisez ainsi considérablement le risque de manquer un message important noyé sous le flot de vos e-mails principaux.
Signatures, modèles et gestion avancée des réponses
Lorsque vous envoyez de nombreux courriels par jour, répéter sans cesse la même formule de politesse ou les mêmes réponses standard devient très fastidieux. Mail sur Mac résout ce problème grâce à un système de signatures et de modèles très flexible.que vous pouvez adapter à un usage professionnel et personnel.
Dans les préférences de Mail, dans la section signatures, vous pouvez Créez autant de signatures que nécessaire et associez-les à différents comptes.Par exemple, une signature formelle avec les informations de l'entreprise, une signature plus personnelle pour les contacts réguliers et une signature spécifique pour les projets particuliers.
Une astuce très utile consiste à utiliser ces signatures comme s'il s'agissait de modèles rapides. Au lieu de simplement indiquer votre nom et votre titre, vous pouvez créer des signatures qui incluent un texte de réponse « type ».Idéal pour les e-mails répétitifs tels que les confirmations, les réponses fréquentes aux clients ou les messages d'information que vous envoyez régulièrement.
Il vous suffit de saisir ce message type dans le champ de signature, de lui donner un nom clair, puis de le faire glisser vers le compte ou le groupe « toutes les signatures ». Ensuite, lors de la rédaction d'un nouveau message, vous choisissez cette signature et le modèle sera inséré instantanément., prêt à personnaliser des détails spécifiques sans avoir à copier-coller d'anciens courriels.
En combinant les signatures avec des raccourcis de réponse (répondre, répondre à tous, transférer ou rediriger), vous pouvez Réduisez considérablement le temps que vous passez à répondre aux courriels.Tout en conservant un style cohérent et professionnel dans toutes vos communications.
Carte de crédit, confidentialité et meilleures pratiques en matière d'envois en masse
Dans de nombreux environnements de travail, il est courant d'envoyer des courriels à plusieurs destinataires simultanément, que ce soit pour informer une équipe, notifier des clients ou envoyer des communications internes. Dans ces cas, la fonction CCI (copie carbone invisible) est essentielle pour préserver la confidentialité des adresses. et empêcher chacun de voir les courriels des autres.
Mail intègre le champ Cci comme n'importe quel autre client de messagerie, mais le plus intéressant est que vous pouvez Afficher et masquer rapidement ce champ avec le raccourci Option + Commande + BAinsi, lors de l'envoi d'un e-mail groupé, activez le champ Cci et ajoutez-y les destinataires. Chaque personne recevra alors le message sans voir les autres adresses. Si vous devez ajouter des adresses depuis Outlook, consultez la procédure. Ajouter une adresse Outlook au Mac.
Au-delà de la protection de la vie privée, cette pratique permet d'éviter qu'une personne ne réponde accidentellement par « Répondre à tous » à un courriel qui ne le requiert pas. Utiliser judicieusement la fonction Cci est l'une de ces petites habitudes qui font toute la différence dans la gestion professionnelle des courriels.Et Mail offre les outils nécessaires pour le faire facilement et rapidement.
Organisation, règles et productivité dans Mail pour Mac
Avoir de nombreuses fonctionnalités, c'est bien, mais ce qui fait vraiment la différence, c'est… Faites en sorte que votre messagerie électronique travaille pour vous, et non l'inverse.Mail propose plusieurs outils pour automatiser presque l'organisation et éviter que votre boîte de réception ne devienne un véritable capharnaüm.
Les règles en sont un bon exemple. Vous pouvez définir des conditions pour que certains courriels soient signalés, déplacés vers une boîte aux lettres spécifique, marqués d'un indicateur ou traités d'une manière particulière. en fonction de critères tels que l'expéditeur, l'objet ou certains passages du message.
Une fois ces règles configurées, vous pouvez les exécuter sur les messages existants à l'aide du raccourci Ctrl + Cmd + L, de sorte que Mail applique toutes les actions définies à votre boîte de réception en une seule fois.Ainsi, les messages sont triés automatiquement sans que vous ayez à les classer manuellement un par un.
Les drapeaux, quant à eux, constituent une ressource très efficace pour mettre en évidence les courriels importants ou indiquer les statuts de suivi. Vous pouvez utiliser différentes couleurs de drapeaux pour indiquer les priorités, les tâches en attente ou les messages qui ont déjà été traités.La création de votre propre code visuel, combinée à des boîtes aux lettres dynamiques, permet d'afficher des vues telles que « tous les e-mails signalés » ou « les messages avec des tâches en attente ».
Si vous combinez tout cela avec des raccourcis clavier pour l'archivage, le marquage comme lu/non lu, l'activation des filtres dans la boîte aux lettres actuelle ou le passage d'un onglet à l'autre, Il en résulte une expérience de messagerie électronique beaucoup plus fluide et productive., dans lequel vous passez moins de temps à organiser et plus de temps à répondre et à prendre des décisions.
Avec tout ce que nous avons vu, des raccourcis essentiels aux listes VIP, en passant par les signatures, les onglets, les boîtes aux lettres intelligentes, la recherche avancée et des fonctionnalités clés comme la planification ou l'annulation des envois, Mail sur Mac passe d'un simple client de messagerie à un outil puissant et très complet qui répondra facilement aux besoins de la plupart des utilisateurs. Il vous suffit de découvrir et d'activer ces fonctionnalités essentielles pour transformer votre boîte de réception, actuellement chaotique, en un espace de travail organisé, rapide et bien plus agréable à utiliser au quotidien.
