Si vous êtes constamment connecté à votre messagerie et utilisez un iPhone, iPad ou MacVotre boîte de réception peut être votre meilleure amie… ou votre pire cauchemar. L’application Mail d’Apple est préinstallée et, bien qu’elle soit parfois comparée à Gmail ou Outlook, elle cache en réalité une multitude de… fonctions très puissantes qui, utilisées correctement, font une grande différence dans la vie quotidienne.
Avec quelques ajustements et en tirant parti d'astuces moins connues, vous pouvez transformer Mail en un véritable votre centre de contrôle de la productivitéDe l'annulation des envois et la programmation des e-mails à l'automatisation des filtres, en passant par l'utilisation des rappels, la protection de votre vie privée et la coordination de toutes vos activités avec Agenda, Notes et Rappels, voyons étape par étape comment tirer le meilleur parti de cette fonctionnalité. Mac, iPhone et iPad comme si vous étiez un professionnel du courrier.
Configurez et unifiez vos comptes de messagerie dans l'écosystème Apple.
La première étape pour travailler comme un pro est d'avoir tout votre comptes de messagerie correctement configurés Dans la messagerie : iCloud, Gmail, Outlook, Yahoo, les comptes d’entreprise Microsoft Exchange ou les services via IMAP et POP sont parfaitement intégrés au système.
Sur iPhone et iPad, vous pouvez ajouter des comptes depuis l'application Paramètres > Mail > ComptesVous y trouverez les principales options de fournisseur et la possibilité d'utiliser « Autre » pour des configurations personnalisées ; sur Mac, cela se fait depuis le menu. Courriel > Ajouter un compte, en choisissant le fournisseur et en suivant l'assistant de connexion.
Si vous utilisez porte-clés iCloudTous ces comptes peuvent être synchronisés sur tous vos appareils. Ainsi, lorsque vous en ajoutez un sur votre iPhone, il est automatiquement répliqué sur votre Mac, votre iPad et, si nécessaire, sur votre [autre appareil/application/etc.]. Apple WatchVous permettant ainsi de gagner du temps et d'éviter les erreurs liées à la saisie manuelle des mots de passe ou des noms de serveurs.
Dans les paramètres de Mail, vous pouvez sélectionner un compte par défaut pour envoyer Vos messages sont essentiels si vous possédez plusieurs adresses e-mail (par exemple, personnelle, professionnelle et de projets) afin d'éviter de répondre accidentellement à une conversation ou d'en démarrer une depuis la mauvaise boîte de réception. Si vous avez besoin de plus d'informations, veuillez nous contacter. Changez votre identifiant Apple, consultez le guide correspondant.
Maîtriser sa boîte de réception : les boîtes aux lettres, les catégories et l’IA d’Apple
Mail est conçu pour que vous puissiez consulter vos e-mails depuis n'importe quel appareil de l'écosystème Apple, et ce, également avec un une boîte de réception clairement organiséeen utilisant des boîtes aux lettres intelligentes, des catégories automatiques et même des fonctionnalités d'IA.
Sur iPhone, l'application peut classer les messages en catégories comme les catégories Principales, Transactions, Mises à jour et Promotions, afin que les e-mails vraiment pertinents ne se perdent pas parmi les newsletters, les publicités ou les notifications automatisées.
Si vous préférez, vous pouvez alterner entre les vues. liste catégorisée ou classique de messages, et il est également possible de réaffecter manuellement les courriels à une autre catégorie afin d'affiner l'organisation de votre boîte de réception en fonction de votre flux de travail.
Sur Mac, les boîtes aux lettres intelligentes vous permettent de créer des vues dynamiques qui regroupent courriels conformément aux règles (par expéditeur, sujet, pièces jointes, mots-clés, etc.), très utile pour avoir, par exemple, une boîte mail contenant les messages d'un projet ou de clients importants sans avoir à les déplacer physiquement de leur dossier d'origine.
L'intégration récente de Outils d'intelligence artificielle d'Apple Il ajoute des fonctionnalités telles que des résumés rapides au niveau de la boîte de réception ou la possibilité d'épingler les messages importants en haut, et dans certains flux, il s'intègre même avec des modèles de type ChatGPT pour vous aider à rédiger des réponses avec un ton cohérent et personnalisable.
GĂ©rez plusieurs comptes et plateaux sans vous perdre.
L'un des points forts de Mail est qu'il permet regroupez tous vos comptes de messagerie en un seul endroit, Ă la fois sur iOS et iPadOS ainsi que sur macOS, et passez de l'un Ă l'autre d'un simple clic ou tapotement.
Dans la barre latérale, vous verrez chaque adresse e-mail avec sa propre Boîte de réception, éléments envoyés, brouillons et corbeilleEn plus d'une boîte de réception « Tous les plateaux » où tous les messages reçus sont mélangés, ce qui est très pratique si vous voulez tout voir en même temps.
Pour les utilisateurs qui traitent des volumes importants, le buzones intelligents Et les dossiers supplémentaires sont essentiels : vous pouvez créer des boîtes aux lettres spéciales par client, département ou priorité, et configurer certaines règles pour les remplir automatiquement sur votre Mac.
Si vous travaillez dans un environnement d'entreprise avec Microsoft ExchangeLa messagerie est également compatible avec Exchange ActiveSync, ce qui vous permet de recevoir vos e-mails professionnels, vos contacts et vos calendriers conformément aux directives de votre service informatique, tout en maintenant le niveau de sécurité requis.
Envoyez des e-mails comme un pro : planification, annulation et signature
Le fait de maîtriser le moment et la manière dont vos messages sont envoyés fait toute la différence entre un courriel ordinaire et un courriel géré efficacement. véritablement professionnelEt Mail sur Apple possède plusieurs fonctionnalités conçues précisément à cet effet.
Annuler l'envoi d'un e-mail récemment envoyé
Si vous envoyez un message et que vous remarquez instantanément un erreur chez le destinataire, pièce jointe oubliée ou réponse précipitéeMail vous propose une solution rapide : la fonction « Annuler l’envoi ».
Juste après avoir appuyé sur Envoyer, vous verrez un bouton en bas, comme « Annuler l’envoi » pendant quelques secondes ; lorsque vous appuyez dessus, le message retourne en brouillon, où vous pouvez corriger le texte, changer le destinataire, ajouter des fichiers ou, si vous préférez, l'annuler complètement.
Dans Réglages > Mail (sur iPhone et iPad) ou dans les préférences de l'application sur Mac, vous pouvez configurer temps de marge Pour annuler l'envoi, généralement entre 10 et 30 secondes, à ajuster selon le niveau de prudence souhaité.
Programmez l'envoi des e-mails au moment idéal.
Si vous avez tendance à écrire des courriels tard le soir ou à des heures inhabituelles, vous préférerez peut-être qu'ils soient envoyés à une adresse électronique. le moment le plus raisonnable ou stratégiquePar exemple, dès le matin du lendemain.
Sur iPhone et iPad, appuyez longuement sur Bouton bleu Envoyer de sorte que l'option « Programmer la livraison » apparaisse, avec des suggestions rapides comme « Ce soir » ou « Demain à 8h00 », et la possibilité de sélectionner la date et l'heure exactes.
Sur Mac, vous pouvez également programmer l'envoi d'e-mails directement depuis la fenêtre de rédaction, en choisissant l'heure d'envoi afin que le système les envoie sans que vous ayez à être attentif ni à laisser l'application ouverte au premier plan.
Concevoir une signature professionnelle et cohérente
Votre signature électronique carte de visite numérique Mail vous permet de le personnaliser entièrement pour lui donner une apparence plus soignée et cohérente sur tous vos appareils.
Par défaut, sur iPhone, vous verrez généralement le classique « Envoyé depuis mon iPhone », mais vous pouvez aller à Paramètres > Courrier > Signature et remplacez-le par un bloc contenant votre nom, votre poste, votre entreprise, votre numéro de téléphone, votre site web ou vos liens vers les réseaux sociaux, le cas échéant.
Sur Mac, dans les préférences de Mail, vous pouvez créer plusieurs signatures et les attribuer à chaque compteC’est la solution idéale si vous utilisez des adresses personnelles et professionnelles et que vous avez besoin d’un style différent pour chaque contexte.
Organiser les messages : gestes, conversations, VIP et filtres
Lorsque vous recevez des dizaines d'e-mails par jour, ce qui fait vraiment la différence, c'est la manière dont vous les gérez. Vous classez, hiérarchisez et archivez. Tout ce flux de messages sans devenir fou.
Utilisez les gestes de balayage et les actions rapides
Sur iPhone et iPad, vous pouvez personnaliser ce qui se passe lorsque glisser un e-mail vers la gauche ou vers la droite: marquer comme lu/non lu, archiver, supprimer, déplacer vers un dossier spécifique, programmer un rappel, etc.
Paramètres > Courrier > Options coulissantes Vous choisissez l'action souhaitée dans chaque direction, de sorte qu'en un geste rapide, vous pouvez garder votre boîte de réception à jour sans ouvrir chaque message un par un.
Sur macOS, les actions rapides (boutons archiver, supprimer, signaler) vous aident également à naviguer dans votre boîte de réception comme dans une liste de tâches, en gérant chaque e-mail en quelques secondes.
Conversations regroupées par expéditeur ou par fil de discussion
Mail peut regrouper tous les messages associés en un seul. fil de conversationC'est très utile lorsqu'un problème s'éternise pendant des semaines et que les e-mails se mélangent à d'autres sujets dans votre boîte de réception.
Sur Mac, depuis le menu Affichage > Organiser par conversationLe système rassemble tous les courriels envoyés et reçus sur le même sujet, affiche le nombre de messages dans la chaîne dans l'aperçu et vous permet de les développer à l'aide d'une flèche latérale.
Sur iOS, il existe également l'option de grouper par expéditeur, en regroupant tous les courriels échangés avec cette personne dans une seule conversation, ce qui simplifie grandement le suivi des conversations récurrentes sans avoir à effectuer de recherche manuelle.
Adresses VIP et notifications ciblées
Pour éviter de manquer des courriels importants parmi tous les messages reçus, vous pouvez marquer les contacts comme VIPafin que vos messages soient automatiquement regroupés dans une boîte aux lettres spéciale et, si vous le souhaitez, génèrent des notifications mises en évidence.
Lorsque vous survolez l'expéditeur avec votre souris sur un Mac ou que vous appuyez sur son nom sur iOS, l'option s'affiche. « Ajouter aux VIP »Vous obtiendrez ainsi une boîte mail VIP dans la barre latérale, contenant vos emails filtrés.
Dans les préférences de Mail, vous pouvez configurer les notifications de nouveaux messages Vous ne serez ainsi notifié que par vos contacts VIP, les personnes de votre carnet d'adresses ou tous les expéditeurs, ajustant ainsi le niveau d'interruptions que vous êtes prêt à tolérer.
Listes noires et règles sur Mac pour automatiser le tri
Sur votre Mac, les règles de messagerie sont un outil puissant pour Automatiser la gestion de la boîte de réception application des conditions et des actions sans intervention manuelle.
Depuis Mail > Préférences > Reglas Vous pouvez créer de nouvelles règles qui se déclenchent lorsque certains critères sont remplis : expéditeur, objet, mots-clés, taille, pièces jointes, etc., et décider de ce qu’il faut faire avec ces messages (les déplacer dans un dossier, les marquer d’une couleur, les transférer, etc.).
Rappels, suivis et courriels en tant que tâches
De nombreux courriels laissent entendre un action que vous ne pouvez pas faire pour le momentRépondre calmement, préparer un document, appeler quelqu'un… Si vous les laissez dans la boîte de réception, ils se mélangent aux autres et il est facile de les manquer.
Fonction de rappel par e-mail sur iPhone et iPad
La fonction de rappel intégrée de Mail vous permet d'indiquer au système que vous Veuillez afficher à nouveau l'e-mail plus tard., à la date et à l'heure que vous avez choisies, afin qu'il retourne en haut de votre plateau le moment venu.
Sur iOS, faites glisser le message vers la droite, puis appuyez sur Plus puis « Rappels par e-mail » ou « Me le rappeler », en choisissant parmi les options suggérées (dans une heure, ce soir, demain) ou en définissant une heure personnalisée.
Ces courriels apparaissent également dans une boîte aux lettres spécifique, ce qui vous permet de retrouver facilement le vôtre. liste des messages en attente comme s'il s'agissait d'un gestionnaire de tâches basique intégré à l'application Mail elle-même.
Suggestions de suivi automatiques
Mail inclut une fonctionnalité de suivi intelligent qui détecte les cas où vous avez envoyé un courriel nécessitant probablement une réponse et que vous n'en avez pas reçu depuis quelques jours.
Dans ces cas-là , le message est renvoyé à apparaissent en haut de la boîte de réception avec un indicateur de suivi ; lorsque vous l’ouvrirez, vous verrez un bouton « Suivre » ou « Répondre à nouveau » vous permettant d’effectuer un suivi en un clic.
Si cette fonctionnalité ne convient pas à votre flux de travail, vous pouvez la désactiver ou la limiter dans les paramètres de Mail. En revanche, si elle est correctement configurée, elle devient un moyen simple de ne pas laisser tomber des pistes importantes.
Intégration avec Rappels et Notes
Au-delà de ses fonctions internes, Mail fonctionne particulièrement bien avec d'autres applications. Rappels et notes, qui vous permet d'utiliser le courrier électronique comme déclencheur pour votre système d'organisation personnelle.
Sur iOS et macOS, vous pouvez glisser un e-mail dans l'application Rappels pour créer une tâche liée au message, ou utiliser les commandes vocales de Siri pour dire quelque chose comme «Rappelle-moi cet e-mail demain à 9 heures, et le système générera le rappel correspondant.
Si vous préférez les notes, vous pouvez glisser-déposer l'e-mail ou son en-tête dans une note, où il apparaîtra comme hyperlienVous disposerez ainsi, par exemple, d'une note de projet contenant des liens directs vers les courriels pertinents, sans avoir à les rechercher ultérieurement.
Pièces jointes, PDF et gestion de l'espace
Les liens affectifs sont essentiels, mais ils sont aussi une source de chaos et consommation de stockage si vous ne les gérez pas judicieusement, surtout sur les appareils à capacité limitée.
Enregistrer, afficher ou masquer les pièces jointes
Sur un Mac, vous pouvez enregistrer toutes les pièces jointes des e-mails à l'aide de l'option « Sauvez tout » depuis le menu Messages, en choisissant un dossier sur le disque ou même en les envoyant directement à Photos dans le cas des images.
Si vous préférez une interface épurée, vous pouvez cliquer avec le bouton droit (ou Ctrl+clic) sur une pièce jointe. ne l'afficher que sous forme d'icône au lieu d'une image intégrée, ce qui facilite la sélection et évite de devoir faire défiler de très longs courriels.
Un phénomène similaire se produit avec les liens web : un e-mail peut générer un aperçu amélioré du contenu, mais si vous souhaitez éviter les problèmes avec les antivirus ou si vous préférez simplement une URL en texte brut, vous pouvez convertir le lien en format simple à partir de la petite flèche qui apparaît au-dessus de l'aperçu.
Supprimez les pièces jointes pour libérer de l'espace.
Lorsque vous enregistrez une pièce jointe sur votre Mac, vous créez en réalité un duplicata du fichierL'une reste dans le courriel et l'autre dans le dossier où vous l'avez enregistrée ; il est donc souvent judicieux de supprimer les pièces jointes du message original.
Sélectionnez un ou plusieurs e-mails, accédez au menu Message et choisissez « Supprimer les pièces jointes »Ce faisant, les e-mails seront toujours là , mais sans les fichiers qu'ils contenaient, ce qui peut libérer beaucoup de mégaoctets (ou de gigaoctets) si vous recevez des documents volumineux.
Veuillez noter que cette action ne peut pas être défaitAssurez-vous donc d'avoir sauvegardé toutes vos données importantes ailleurs avant de l'exécuter.
De plus, Mail stocke des copies des pièces jointes que vous avez ouvertes ou prévisualisées dans un dossier utilisateur interne (par exemple, Bibliothèque/Conteneurs/Mail/Données/Bibliothèque/Téléchargements Mail), que vous pouvez nettoyer manuellement pour libérer encore plus d'espace si vous utilisez la même installation depuis des années.
Redimensionnez les photos et utilisez Mail Drop pour les pièces jointes volumineuses.
Lorsque vous envoyez des images, Mail vous propose un menu de « Taille de l'image » Concernant l'éditeur, il existe des options pour envoyer le fichier original ou des versions plus petites ; lorsque vous choisissez l'une d'elles, la taille du message est recalculée afin de ne pas surcharger la boîte de réception du destinataire.
Si les photos proviennent de l'iPhone au format HEIC, vous pouvez choisir conserver l'image originale sans conversion au format JPEG afin de préserver la qualité et la compatibilité au sein de l'écosystème Apple, tandis que les autres tailles sont généralement converties automatiquement vers des formats plus standards.
Pour les pièces jointes très volumineuses, Mail propose courriel Goutte, une fonctionnalité qui télécharge le fichier sur iCloud et envoie au destinataire un lien de téléchargement au lieu de la pièce jointe elle-même, avec une limite de 5 Go par fichier et un stockage cloud temporaire d'environ 30 jours.
Mail Drop s'active dans les réglages de chaque compte sur Mac ou dans Mail sur iCloud.com, en cochant l'option correspondante. « Envoi de pièces jointes volumineuses avec Mail Drop »L'espace utilisé n'est pas décompté de votre quota iCloud, même si le service a une limite maximale totale de 1 To pour ce type de chargement.
Convertir des e-mails entiers en fichiers PDF
Il est parfois utile de sauvegarder une conversation ou un message important, comme par exemple : document indépendantPar exemple, pour l'archiver, le signer ou le partager avec quelqu'un qui n'utilise pas le même compte que vous.
Sur iPhone, il suffit d'ouvrir l'e-mail et d'appuyer sur le bouton. Réponse et choisissez « Imprimer » ; dans l’aperçu, sélectionnez le bouton de partage puis « Enregistrer dans les fichiers » pour générer un PDF contenant le contenu du message.
Si le courriel est très long et s'étend sur plusieurs pages, vous pouvez ne marquer que les éléments importants. pages que vous souhaitez inclure dans le PDF final, afin que le document résultant soit plus clair et plus facile à gérer.
Confidentialité, sécurité et contrôle de ce que vous voyez
Le courrier électronique est devenu un canal de marketing de masse, de nombreux expéditeurs essaient donc suivre votre activité (si vous ouvrez le courriel, d'où, à quelle heure…), et de plus, le contenu distant peut être un vecteur de problèmes de sécurité ; outils pour courrier masqué Ils contribuent à préserver votre véritable adresse.
Protégez votre activité et bloquez le contenu distant
Mail comprend une option spécifique pour protéger l'activité Au sein de l'application : en activant cette option dans la section Confidentialité des paramètres, le contenu externe (tel que les images hébergées sur des serveurs tiers) est chargé de manière anonyme et sans être directement lié à votre compte.
Si vous souhaitez être encore plus strict, vous pouvez désactiver cette protection automatique et cocher la case. «Bloquer tout le contenu distant»Cela aura pour conséquence que les éléments externes ne seront chargés que si vous l'autorisez manuellement à l'aide du bouton « Charger le contenu distant » dans chaque e-mail.
Contrôler l'état de prévisualisation et de lecture
Sur Mac, la fenêtre d'aperçu affiche le contenu du message sélectionné et marque cet e-mail comme lu lorsque vous cliquez dessus, ce qui n'est pas toujours souhaitable si vous effectuez un nettoyage rapide. Si vous souhaitez apprendre à détecter courriels d'hameçonnage, consultez notre guide.
En faisant glisser la barre de séparation entre la liste des messages et l'aperçu vers la droite ou vers le bas, vous pouvez masquer l'aperçu complètement, de sorte que vous ne voyez que la liste des e-mails et que vous pouvez les supprimer, les déplacer ou les marquer sans les ouvrir.
Pour afficher l'aperçu, il vous suffit d'aller dans le menu Affichage et de sélectionner « Afficher l’aperçu latéral/inférieur », en choisissant la disposition qui vous convient le mieux.
Recherchez comme un expert : dates, expéditeurs et périodes
Au fil du temps, votre email devient une sorte de dossier personnel ou professionnelEt la clé pour en tirer parti est de pouvoir retrouver n'importe quel message en quelques secondes en utilisant efficacement la fonction de recherche de Mail.
En plus de la recherche par expéditeur, objet ou mots clés du message, vous pouvez saisir des termes comme « Aujourd’hui », « Hier », « La semaine dernière » ou « Le mois dernier » Dans le champ de recherche, en sélectionnant l'icône de calendrier qui apparaît, Mail filtrera les messages reçus ou envoyés pendant cette période.
Vous pouvez également écrire les dates au format MM/JJ/AAAA (par exemple 24/12/2022) pour trouver des e-mails d'une date précise, ou des intervalles comme JJ/MM/AAAA-JJ/MM/AAAA pour effectuer une recherche dans une plage ; si vous le souhaitez, vous pouvez omettre le siècle en utilisant seulement deux chiffres de l'année au sein du même siècle.
En combinant ces options avec des filtres pour l'expéditeur ou les mots-clés dans l'objet, vous trouverez n'importe quelle vieille conversation sans avoir à chercher manuellement dans les dossiers ou les étiquettes.
Calendrier, contacts et organisation avancée
Le véritable potentiel du courrier électronique devient évident lorsqu'on le connecte au reste de l'écosystème : Calendrier, Contacts et iCloud Ils sont conçus pour fonctionner comme un tout et minimiser les frictions entre les tâches.
Si un e-mail contient une date, une heure ou des détails de réunion, vous pouvez créer un Événement du calendrier directement À partir de ce message, afin qu'il soit lié et que vous puissiez revenir à l'e-mail original à partir des détails de l'événement.
De même, vous pouvez gérer votre contacts des comptes configurés (iCloud, Exchange, Google, etc.), synchronisation des noms, numéros de téléphone, adresses et photos afin qu'ils apparaissent dans Mail, Messages et le reste du système sans doublons.
Sur iCloud.com, vous avez également accès à Mail via le web, avec des options de configuration comme Mail Drop et des paramètres supplémentaires qui sont répliqués sur tous vos appareils, vous permettant de maintenir un environnement de travail cohérent, quel que soit l'appareil que vous utilisez.
Toutes ces fonctionnalités font de l'application Mail d'Apple un outil bien plus complet qu'il n'y paraît au premier abord : correctement configurée, elle peut devenir votre centre névralgique de la communication et de l'organisationvous permettant de mieux répondre, de ne pas oublier de tâches, de garder votre boîte de réception propre, de protéger votre vie privée et de travailler en toute fluidité entre Mac, iPhone et iPad sans jamais perdre le fil.
